چالش
چالش اصلی، ایجاد یک راهکار چندمنظوره مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) مبتنی بر Google Cloud بود که طیف گسترده‌ای از امکانات موردنیاز برای مدیریت موفق کسب‌وکار را در یک مجموعه واحد فراهم کند. این راهکار باید ابزارهایی برای حسابداری، برنامه‌ریزی رویدادها، صدور فاکتور، مدیریت مشتریان و ارتباطات، در کنار فناوری‌های حفاظت از داده‌ها، ارائه می‌داد.
راهکار
در این پروژه، علاوه بر ایجاد ابزارهای ضروری و جایگزین‌ناپذیر برای مدیریت روزمره، به روش‌های تأمین امنیت داده‌ها نیز توجه ویژه‌ای شد. از آنجا که این سیستم با حجم زیادی از جریان‌های اطلاعاتی سروکار دارد، استفاده از مقررات عمومی حفاظت از داده‌ها (GDPR) و کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC) در نظر گرفته شد.
به کمک این روش‌های مدیریت داده، مالک کسب‌وکار می‌تواند از امنیت اطلاعات اطمینان حاصل کند و با تعریف نقش‌های مختلف برای کاربران، سطح دسترسی هر یک به اطلاعات را تعیین کند.
ساختار CRM و امکانات آن برای مدیریت کسب‌وکار
داشبورد
کاربر در این بخش می‌تواند جلسات خود را برنامه‌ریزی و در پلتفرم ثبت کند تا رویدادهای مهم را از یاد نبرد. همچنین، امکان بارگذاری، اشتراک‌گذاری، دانلود و ارسال اسناد برای سایر کاربران فراهم شده است. علاوه بر این، در صورت نیاز می‌توان برای هر جلسه، وظایف مرتبط با آن را تعریف کرد.
کاربر می‌تواند فایل‌های موردنظر خود را با کشیدن و رها کردن در محیط سامانه بارگذاری کند یا برای انتخاب فایل، آن را از طریق مرورگر جست‌وجو کند. همچنین، با یکپارچه‌سازی سیستم با Dropbox، OneDrive و Drive، امکان بارگذاری فایل‌ها با کمترین دردسر برای کاربران فراهم شده است.
ویجت‌های یکپارچه نیز آمار و اطلاعات موردنیاز مشتری را نمایش می‌دهند؛ برای مثال، تعداد محصولات فروخته‌شده، خدمات ارائه‌شده توسط شرکت و موارد مشابه.
مخاطبان
در این بخش می‌توان مشتریان بالقوه را مدیریت کرد (مدیریت سرنخ‌ها). بخش Lead Infusion امکان دسته‌بندی تمامی سرنخ‌ها را در گروه‌های مختلف فراهم می‌کند: سرد، نیمه‌گرم، داغ و بسته‌شده.
در بخش افزودن مخاطب جدید نیز می‌توان مخاطبان جدیدی ایجاد کرد، آدرس ایمیل و وضعیت آن‌ها را ثبت کرد، فیلدهای سفارشی افزود یا علایق آن‌ها را توضیح داد.
محصولات
در این بخش، مشتری می‌تواند محصولات و دسته‌بندی‌های آن‌ها را مدیریت کند. فرم مربوط به هر محصول شامل اطلاعاتی مانند قیمت، دسته‌بندی، برند و کد محصول است. همچنین می‌توان توضیحاتی درباره محصول نوشت و تصاویری به آن افزود تا معرفی و شناخت محصول برای مخاطبان بهتر انجام شود.
حسابداری
در این بخش می‌توان جریان نقدینگی را پیگیری کرد و رسیدها را به تراکنش‌های مالی مربوط به حسابداری پیوست کرد. این بخش از پلتفرم شامل دو قسمت افزودن هزینه و افزودن درآمد است.
بخش حسابداری امکان جست‌وجو و بررسی درآمدها و هزینه‌ها را بر اساس مبلغ کل، دسته‌بندی، تاریخ و فایل‌های پیوست فراهم می‌کند. پس از ثبت هزینه یا درآمد، می‌توان روش پرداخت، مبلغ، فاکتور یا دسته‌بندی مربوطه را مشخص کرد و فایل‌های موردنیاز را نیز به تراکنش پیوست کرد.
ایمیل
برای ساده‌تر و روان‌تر شدن فرایند ارسال و دریافت ایمیل، این سامانه با سرویس Gmail یکپارچه شده است. به این ترتیب، کاربر می‌تواند حساب خود را به سیستم متصل کند و ایمیل‌ها را مستقیماً از طریق این برنامه ارسال و دریافت کند.
صدور فاکتور
بخش صدور فاکتور به شما امکان می‌دهد گزینه‌های موردنظر و گیرنده را انتخاب کرده و فاکتور را برای مشتری ارسال کنید. در این بخش می‌توان:
- با افزودن توضیحات، قیمت واحد، تعداد، مبلغ و موارد مشابه، قالب فاکتور ایجاد کرد.
- وضعیت فاکتور را تعیین کرد.
- آخرین تراکنش‌ها یا فعالیت‌ها را مشاهده و بررسی کرد.
- تمامی فاکتورها را بر اساس دسته‌بندی‌های مختلف تفکیک کرد.
فایل‌ها
بخش فایل‌ها امکان مدیریت اسناد را فراهم می‌کند. در این قسمت از پلتفرم، کاربر می‌تواند فایل‌ها را بارگذاری یا دانلود کند، آن‌ها را بر اساس معیارهای مختلف فیلتر کند، پیش‌نمایش بگیرد یا حذف کند.
این بخش با Dropbox، Drive و OneDrive همگام‌سازی شده است و کاربر می‌تواند برای بارگذاری فایل‌ها، آن‌ها را مستقیماً با روش کشیدن و رها کردن اضافه کند یا از طریق مرورگر فایل‌های موردنظر را انتخاب کند.
پرتال مشتری
پرتال مشتری امکان ایجاد یک شرکت کوچک را فراهم می‌کند. این بخش به‌صورت مجزا در سامانه تعبیه شده و شامل ۷ حوزه برای مدیریت مشتریان است:
- عمومی
- ماژول‌ها
- اخبار
- اعلان‌ها
- شخصی‌سازی
- دسته‌بندی تیکت‌ها
- پیکربندی دسترسی به پرتال
تقویم
بخش تقویم یک پنل جامع در اختیار کاربر قرار می‌دهد که از طریق آن می‌توان:
- رویدادهای جدید ایجاد کرد؛
- برای رویدادها یادآور تعیین کرد؛
- جلسات کاربران را مشاهده کرد؛
- تمام رویدادهای موجود را مشاهده کرد.
همچنین، در صورت نصب ماژول‌های مربوطه از فروشگاه برنامه‌ها، می‌توان Google Calendar، Outlook Calendar و Apple iCloud Calendar را به سیستم متصل کرد.
گزارش‌ها
این بخش مجموعه‌ای از ویجت‌ها را در اختیار کاربر قرار می‌دهد که می‌توان از آن‌ها برای ارزیابی وضعیت کسب‌وکار استفاده کرد.
پیام‌رسان
پیام‌رسان یک راهکار یکپارچه برای برقراری ارتباط با سایر کاربران است. این بخش شامل دو نوع گفت‌وگو می‌شود: گفت‌وگوی خصوصی و گفت‌وگوی گروهی.
تنظیمات
در این بخش می‌توانید موارد زیر را مدیریت کنید:
- اطلاعات شرکت: افزودن نام شرکت، آدرس، شماره تلفن، لوگو، زبان و سایر اطلاعات.
- امور مالی: تنظیمات مربوط به فاکتورها.
- صورتحساب: انتخاب طرح و نوع اشتراک، نصب افزونه و موارد مشابه.
- کاربران: افزودن کاربران جدید، تعیین نقش، تنظیم وضعیت و موارد دیگر.
- درون‌ریزی: بارگذاری فایل‌های Excel و اسناد با فرمت‌های XLS، XLSX، CSV و موارد مشابه.
- قالب‌های ایمیل
- نقش‌ها: تعیین نقش برای کاربران و تعریف سطح دسترسی آن‌ها برای مشاهده صفحات مختلف.
- تولیدکننده اسناد
- فروشگاه برنامه‌ها: امکان یکپارچه‌سازی با سرویس‌هایی مانند Slack، Budget Insight و Google Calendar.
- مقررات عمومی حفاظت از داده‌ها (GDPR)
نتیجه
این چالش با ارائه یک سیستم مدیریت یکپارچه و پویا به مشتری با موفقیت حل شد. این سیستم با فراهم‌کردن مجموعه‌ای از امکانات، به مدیر کسب‌وکار اجازه می‌دهد:
- رشد شرکت را پیگیری کند؛
- فرایندهای حسابداری را ساده‌تر کند؛
- ارتباطات درون شرکت و میان بخش‌های مختلف را تقویت کند؛
- اسناد و مدارک را مدیریت و نگهداری کند؛
- جلسات را به‌سادگی برنامه‌ریزی کند؛
- وظایف را به همکاران محول کند؛
- فرایند جذب سرنخ‌های فروش را مدیریت کند؛
- اطلاعات جامع و کاملی از محصولات ارائه دهد؛
- گزارش‌های دیجیتال تهیه کند.
با تیم هام در ارتباط باشید و راهکار مناسبی را انتخاب کنید که به‌طور کامل نیازهای شرکت شما را پوشش دهد.
