مقدمه
همکاری این شرکت با بزرگ‌ترین تولیدکننده و خرده‌فروش محصولات دخانی و بدون دود (Smoke-Free Products)، سفری هیجان‌انگیز بود که از ابتدا تا انتها ادامه داشت. این مجموعه با پایگاه مشتریانی متشکل از ۱۵۰ میلیون مصرف‌کننده در ۱۸۰ بازار، برای ایجاد دسته‌ای جدید از محصولات بدون دود تلاش می‌کند و همچنان به اجرای طرح‌های نوآورانه در زمینه تحول دیجیتال (Digital Transformation) متعهد است.
پس از تحلیل فرایندهای کسب‌وکار (Business Process Analysis)، مشخص شد که فناوری‌های محیط کار شرکت با برنامه‌های آن برای رشد و توسعه همخوانی ندارد. یک شرکت هوش مصنوعی به این شرکت کمک کرد تا رویکردهای جدیدی برای استفاده سازمانی از Microsoft SharePoint ایجاد و اجرا کند.این تیم با همکاری نزدیک با این شرکت، زمینه‌هایی را شناسایی کرد که در آن‌ها می‌توان از SharePoint برای ساده‌سازی گردش‌کارها (Workflows) و بهبود تخصیص منابع (Resource Allocation) استفاده کرد.
چالش
پس از همکاری ناموفق با پیمانکار قبلی، مشتری به دنبال یک شریک فناوری قابل‌اعتماد بود که بتواند مجموعه محصولات Microsoft را با کیفیت مطلوب پیاده‌سازی و ارائه کند؛ فرایندی که از یک ارزیابی بی‌طرفانه فناوری آغاز شود و تا بازطراحی تدریجی معماری (Re-Architecture)، پیاده‌سازی عملی و بهبود سیستم موجود ادامه پیدا کند. این فرایند باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام می‌شد. مشتری در زیرساخت فعلی خود با مشکلات جدی عملکردی و تأخیر (Latency) مواجه بود؛ مشکلاتی که بهره‌وری عملیاتی را در سراسر سازمان کاهش داده بودند.
از آنجا که سیستم سفارشی SharePoint در سراسر شرکت برای راه‌اندازی کل اینترانت سازمان در ۱۸۰ کشور استفاده می‌شد، عملکرد ضعیف آن ارائه خدمات در سراسر جهان و همچنین خدمات داخلی شرکت را با خطر مواجه کرده بود. در درجه اول، نیاز فوری به تثبیت محیط فعلی، بهینه‌سازی آن و بر عهده گرفتن کامل مدیریت زیرساخت SharePoint وجود داشت. تیم یک شرکت هوش مصنوعی، فوریت و پیچیدگی پروژه را درک کرد و بلافاصله کار را آغاز کرد. این تیم تحلیل جامعی از سیستم فعلی شرکت انجام داد و حوزه‌های کلیدی نیازمند توجه را شناسایی کرد.
راه‌حل
این شرکت هوش مصنوعی یک ارزیابی فنی و داده‌محور بی‌طرفانه انجام داد که امکان شناسایی مناسب‌ترین رویکرد برای پروژه را فراهم ساخت. متخصصان این مجموعه چشم‌انداز خود را برای معماری اطلاعات هوشمند بر پایه مایکروسافت ۳۶۵ و نقشه راه مهاجرت به آن ارائه دادند تا ظرفیت‌های سیستمی پایدار، مقیاس‌پذیر و مبتنی بر پردازش داده‌های نوین ایجاد شود.
گام بعدی، پایدارسازی محیط عملیاتی فعلی بود. تیم فنی این مجموعه طی ۶ ماه با برطرف کردن گلوگاه‌های عملکردی، مشکلات تأخیر سیستم (Latency) و بهینه‌سازی جریان داده به این هدف دست یافت. این شرکت هوش مصنوعی مدیریت کامل راه‌اندازی و پشتیبانی شیرپوینت را در قالب یک سرویس هوشمند و کاملاً مدیریت‌شده (Fully Managed Service) بر عهده گرفت.
در مرحله توسعه، مهندسان این شرکت زیرساخت‌های موروثی و ماشین‌های مجازی قدیمی (که فاقد پشتیبانی رسمی مایکروسافت بودند) را به نسل جدید زیرساخت‌های محاسباتی ارتقا دادند. این اقدام موجب بهبود چشمگیر عملکرد، افزایش مقیاس‌پذیری و ارتقای تاب‌آوری سیستم در مواجهه با پردازش بارهای کاری سنگین شد.
اینترانت سازمانی مبتنی بر نسخه محلی شیرپوینت (SharePoint On-Premises) به منظور ایجاد تجربه کاربری مدرن، پویا و شهودی بازطراحی شد. علاوه بر این، سرویس‌های پس‌زمینه (Backend) برای پردازش سریع‌تر پایگاه‌های دانش و داده‌های حجیم بهینه‌سازی شدند. این راهبرد منجر به ایجاد سامانه‌ای چابک‌تر و جذاب‌تر برای کاربری تیم‌های گوناگون سازمان شد.
در حال حاضر، تیم‌های سازمان از بستر محلی شیرپوینت همراه با قابلیت‌های سفارشی‌سازی‌شده پیشرفته و امکانات هوشمند بهره می‌برند؛ راهکارهایی که پاسخگوی نیازهای منحصربه‌فرد کسب‌وکار بوده و بستری نوین برای تعاملات یکپارچه اداری فراهم می‌کنند.
افزون بر این، این شرکت هوش مصنوعی در پیاده‌سازی راهکارهای خودکارسازی کم‌کد (Low-Code) در بستر مایکروسافت پاور پلتفرم مشارکت داشت؛ راهکارهایی که جایگزین جریان‌های کاری سنتی و فرم‌های قدیمی InfoPath شده و فرایند گردش داده‌ها در سازمان را بهینه و هوشمند ساختند.
فرایند
کشف
یک ممیزی دقیق از سیستم (System Audit)، گلوگاه‌های حیاتی عملکردی و ناکارآمدی‌های موجود را آشکار کرد. همچنین، معماری قدیمی سیستم به‌عنوان یکی از چالش‌های اصلی شناسایی شد.
این یافته‌ها به یک شرکت هوش مصنوعی کمک کرد تا مشخص کند چه تغییراتی باید اعمال شوند و دلیل ضرورت آن‌ها چیست. این ممیزی، مسیر روشنی را برای اجرای بهبودهای هدفمند فراهم کرد.
تعریف
با استفاده از یافته‌های ممیزی، یک شرکت هوش مصنوعی معماری اطلاعات جدیدی برای Microsoft 365 طراحی کرد. همچنین، یک برنامه مهاجرت مرحله‌ای تدوین شد تا انتقال‌ها به‌صورت روان و بدون اختلال انجام شوند.
اولویت‌ها بر اساس عملکرد، دسترس‌پذیری (Availability) و مقیاس‌پذیری آینده (Future Scalability) تعیین شدند. این رویکرد، پایه و اساس بهبودهای بلندمدت سیستم را فراهم کرد.
توسعه
زیرساخت قدیمی به یک مجموعه ماشین مجازی پشتیبانی‌شده (Supported VM Series) منتقل شد تا پایداری سیستم افزایش یابد. سرویس‌های بک‌اند (Backend Services) نیز برای تضمین عملکرد روان و بدون اختلال بهینه‌سازی شدند.
همچنین، یک شرکت هوش مصنوعی اینترانت داخلی را با تمرکز بر بهبود تجربه کاربری (User Experience) و مدیریت داده‌ها بازطراحی کرد. این تغییر، همکاری مؤثرتر میان تیم‌ها را امکان‌پذیر ساخت.
ارائه
سیستم جدید با قابلیت‌های سفارشی SharePoint و راهکارهای کم‌کد (Low-Code) از طریق Power Platform ارتقا یافت. یک شرکت هوش مصنوعی به‌طور مستمر پلتفرم را بهبود داد تا از تحقق پیشرفت‌های پایدار اطمینان حاصل شود.
این رویکرد تکرارشونده (Iterative Approach) تضمین کرد که سیستم بتواند نیازهای در حال تغییر مشتری را برآورده کند. بهبودهای عملکردی حفظ شدند و قابلیت استفاده (Usability) در سراسر سازمان ارتقا یافت.
نتایج
با همکاری این شرکت هوش مصنوعی، مشتری توانست برخی از مسائل حیاتی خود را برطرف کند؛ از جمله سرعت و کیفیت همکاری، مقیاس‌پذیری (Scalability)، تصمیم‌گیری مبتنی بر داده (Data-Based Decision-Making) در چندین فرایند کسب‌وکار، بهینه‌سازی و نوآوری محصول.
امروزه، این شرکت از سیستمی سفارشی و highly configurable بهره می‌برد که به نرخ دسترس‌پذیری ۹۹٫۹ درصدی (Uptime) دست یافته است.
این سیستم از یکپارچگی داده و عملکرد (Data and Performance Integrity) و همچنین کنترل سرور برخوردار است و قابلیت‌های پیشرفته‌تری را برای گردش‌کارها (Workflows)، تجربه دیجیتال بهتر برای کارکنان (Digital Employee Experience) و تخصیص مؤثرتر منابع فراهم می‌کند.
با ادامه روند توسعه و رشد مشتری، این شرکت هوش مصنوعی همچنان خود را متعهد به ارائه پشتیبانی و راهنمایی مستمر می‌داند تا زیرساخت دیجیتال مشتری ایمن، قابل‌اعتماد و بهینه باقی بماند و زمینه موفقیت آن را فراهم کن
