»اینترانت (Intranet) چیست؟ اینترانت یک شبکه و وب‌سایت کاملاً اختصاصی و امن درون یک شرکت است؛ بستری که فقط کارمندان سازمان به آن دسترسی دارند تا کارهای روزمره، نامه‌نگاری‌ها، دسترسی به فایل‌ها و هماهنگی‌های تیمی را بدون نیاز به اینترنت عمومی انجام دهند..
پلی برای پر کردن شکاف بین کارکنان خط مقدم و سازمان ما.
امروزه ارتباطات داخلی نزدیک به نیمی از سازمان‌های دنیا بر پایه پلتفرم مایکروسافت ۳۶۵ بنا شده است؛ پلتفرمی که ابزارها و خدمات متنوعِ کار روزمره را یکپارچه می‌کند. شبکه داخلی یا همان اینترانت به کارکنان کمک می‌کند تا بدون نیاز به ترک میز کارشان، اطلاعات درون‌سازمانی را ردوبدل کرده و وظایف خود را پیش ببرند. با این بستر، مدیریت تقویم، مخاطبان و کارهای روزانه مستقیماً از داخل اینباکس ایمیل امکان‌پذیر است.
ابزارهای ارتباط و همکاریِ بلادرنگ، برگزاری جلسات، گفت‌وگوهای متنی و کار تیمی روی اسناد را بسیار ساده می‌کنند. ابزارهای دیگری هم هستند که تحلیل داده‌ها و گزارش‌گیری را ارتقا می‌دهند. به‌لطف فناوری ابری، اینترانت از هر کجا و با هر دستگاهی در دسترس است؛ مزیتی که بیش از همه به کار نیروهای دورکار و سیار می‌آید. علاوه بر این، اینترانت به امکانات امنیتی پیشرفته‌ای مجهز است تا خیال سازمان از بابت رعایت کامل قوانین و استانداردهای حفظ داده در ارتباطات داخلی آسوده باشد.
با وجود این، همه کارکنان نمی‌توانند همگام با این تحولات فناورانه پیش بروند. این چالش عمدتاً متوجه نیروهای خط مقدم (نیروهای عملیاتی و میدانی) است که کار با ابزارهای پیشرفته اینترانت برایشان دشوارتر است و معمولاً از جریان اصلی اخبار و اطلاعات سازمان جا می‌مانند. اما خوشبختانه راهکارهای فناورانه جدید این مشکل را برطرف کرده‌اند.
توسعه اینترانت: یک استراتژی محوری
برای دسترسی‌پذیرتر کردن اینترانت سازمانی می‌توان چند گام مشخص برداشت؛ گام‌هایی که نه نیازمند هزینه‌های سنگین هستند و نه شما را وادار به کنار گذاشتن برنامه‌های فعلی می‌کنند. نقطه شروع، طراحی یک صفحه اصلی (Homepage) نو با رابط کاربری بسیار ساده‌تر و تازه‌تر است. هر اسکرول، کلیک و تعاملی که کاربر با اینترانت دارد، باید بهره‌وری او را بالا ببرد و نشان‌دهنده محیط کاری کاربرپسند و بی‌دردسر باشد.
از مدیرعامل گرفته تا کادر خدمات، همه از یک رابط کاربری مشترک استفاده می‌کنند؛ اما به‌لطف سیستم ارتباطی شخصی‌سازی‌شده، قرار نیست همه اطلاعات یکسانی دریافت کنند. هر فرد فقط مطالبی را می‌بیند که با مسئولیت‌های روزمره‌اش همخوانی دارد. حتی اگر کارمندی ایمیل‌های خود را چک نکند، هر پیام یا اعلان مهمی مستقیماً روی صفحه اصلی اینترانت او نقش می‌بندد. این رویکرد به جریان پیدا کردن دانش میان کارکنان کمک می‌کند؛ چراکه آموزش و اطلاعات درست در حین کار در اختیار فرد قرار می‌گیرد و می‌تواند به کارهای مشخص پیوند بخورد.
حضور همه کارکنان در جریان ارتباطات لحظه‌ای به‌کمک اپلیکیشن‌های پیش‌رونده وب (PWA) محقق شده است. این فناوری، سادگی یک وب‌سایت سنتی را با قابلیت‌های کاربردی اپلیکیشن‌های موبایل پیوند می‌زند. سرعت بالا و کاربری آسان اپلیکیشن‌های پیش‌رونده وب PWA) باعث می‌شود تعامل کاربران، چه با کامپیوتر، چه تبلت و چه گوشی هوشمند، به‌مراتب بیشتر و سریع‌تر شود.
هر کس به اندازه نیازش
در یک اینترانت فراگیر، کارمند همچنان به تمام ابزارها، کارکردها و فرایندهای سازمانی دسترسی دارد؛ اما تفاوت کلیدی در این است که دسترسی‌ها ساده‌تر شده و محتوا به شکلی هوشمندانه‌تر و اختصاصی‌تر گلچین می‌شود. اخبار و به‌روزرسانی‌ها متناسب با نقش، وظایف و علایق هر عضو تیم نمایش داده می‌شوند. با بهره‌گیری از قابلیت‌های Target Audience (مخاطب هدف) و Home Site در شیرپوینت، پیام‌رسانی از حالتی یک‌طرفه بیرون می‌آید و به گفت‌وگویی دوسویه و شخصی بدل می‌شود.
هسته اصلی این سازوکار، خودِ شیرپوینت است که محتوا را سازماندهی و انتخاب می‌کند. بنابراین کارمند نیازی ندارد خود را در هزارتوی شیرپوینت گم کند؛ هر چیزی که لازم دارد در قالب اعلان‌ها، پیام‌ها یا گزیده‌های صفحه نخست اینترانت به دستش می‌رسد.
این سهولت کاربری، سرعت عالی و شخصی‌سازی عمیق در موتور جستجوی اینترانت نیز دیده می‌شود. ایمیل‌ها، پیام‌های تیمی، اسناد، همکاران، رویدادهای تقویم و اخبار همگی با سرعت بالا قابل جستجو هستند. فیلترهای راهنما جستجو را برای منابع مختلف دقیق‌تر می‌کنند تا دقیق‌ترین نتایج حاصل شود. داده‌ها حتی لازم نیست کاملاً ساختاریافته باشند؛ مثلاً می‌توان اسناد را بر اساس فرمت فایل، تاریخ ثبت، نام نویسنده یا ویرایشگر پیدا کرد، یا همکاران را تنها با دانستن سِمت شغلی، واحد مربوطه یا صرفاً نام کوچک پیدا کرد، بدون اینکه نام کامل سند یا نام خانوادگی فرد لازم باشد.
کل سازمان در یک قدمی شما
به‌لطف تجمیع تاییدات (Approvals) از برنامه‌های گوناگون و اتوماسیون فرایندها با پاور اتومیت (Microsoft Power Automate)، کارمند می‌تواند هر کاری را از راه دور و تنها از همان صفحه اول اینترانت پیش ببرد. اگر نداند چطور مرخصی ثبت کند یا فاکتور را برای چه کسی بفرستد، در عرض چند ثانیه از طریق اینترانت راهکارش را پیدا می‌کند. اگر نیازمند تایید هزینه‌های یک رویداد شرکتی باشد یا بخواهد تأمین‌کننده جدیدی معرفی کند، باز هم از همین مسیر اقدام می‌کند. فقط کافی است فرایند مورد نظر در M365 تعریف شود؛ فرایندهایی که می‌توانند صدها نمونه مختلف باشند.
رابط یکپارچه اینترانت نیازی به جابه‌جایی مداوم میان برنامه‌های مختلف ندارد. همه کارهای اساسی مثل وظایف، درخواست‌ها و تاییدیه‌ها در هر لحظه پیش چشم فرد است. چنین ساختاری علاوه بر کاهش دفعات کلیک، بارگذاری فوق‌سریع محتوا را به همراه دارد. با موتورهای پردازشی قدرتمند، حتی اولین بارگذاری صفحه فقط چند میلی‌ثانیه زمان می‌برد؛ تصاویری که در صفحه قرار دارند فوراً بر اساس اندازه دستگاه کاربر بهینه‌سازی می‌شوند و زمان بارگذاری همه تصاویر به اندازه زمان لود شدنِ تنها یک تصویر بزرگ است. این عملکرد خیره‌کننده به‌دلیل سیستم خوشه‌بندی کوئری‌ها و حافظه موقت (Cache) هوشمند ممکن شده است.
تمام این راهکارها در محیط‌های چندابری (مانند ترکیب Confluence و M365) نیز کاملاً سازگار و قابل اجرا هستند.
ویژگی‌های اینترانت ارتقایافته
دسترسی همگانی
صفحه اصلی اینترانت به‌صورت وب‌اپلیکیشن پیش‌رونده (PWA) گوشی موبایل را به دریچه‌ای برای دسترسی به اخبار و داده‌های لحظه‌ای تبدیل می‌کند. این بستر در تبلت و کامپیوتر هم به همان روانی کار می‌کند و باعث می‌شود همه کارکنان در جریان امور و پویا باقی بمانند.
یکپارچگی بی‌نقص
میان انبوه ابزارها و پلتفرم‌های دیجیتال، همگرایی فناوری دیگر یک ویژگی تجملاتی نیست، بلکه یک ضرورت است. وظایف، تأییدیه‌ها، درخواست‌ها و پیوندها جزیره‌های جدا از هم نیستند؛ بلکه اجزای به‌هم‌پیوسته یک زیست‌بوم هماهنگ به شمار می‌روند. تمام کارها و درخواست‌ها، بدون نیاز به سوئیچ کردن بین نرم‌افزارهای مختلف، در قالب مسیری پیوسته و روان درون یک رابط کاربری انجام می‌شوند.
دقت در رساندن پیام
اینترانت توسعه‌یافته با استفاده از قابلیت‌های مخاطب هدف و Home Site در شیرپوینت، مخاطبان دقیق هر پیام را شناسایی می‌کند. اخبار نه‌تنها سریع منتقل می‌شوند، بلکه اختصاصاً برای مسئولیت‌ها و علایق هر کارمند گزینش شده‌اند.
جستجوی بسیار کارآمدتر
برای یک جستجوی مؤثر و پرنتیجه، هیچ نیازی به دانستن ساختار فنی ذخیره اطلاعات ندارید. ایمیل‌ها، پیام‌های کاری، اسناد، پروفایل افراد، تقویم‌ها و اخبار همگی به‌سادگی جستجو می‌شوند و راهنماهای هوشمند شما را به دقیق‌ترین نتیجه ممکن می‌رسانند.
سرعت پردازش بالا
صفحه نخست اینترانت حتی در اولین مراجعه در زمانی کمتر از یک ثانیه لود می‌شود؛ قابلیتی که ناشی از سیستم هوشمند کش و ساختار پیشرفته فراخوانی داده‌هاست.
انعطاف‌پذیری فوق‌العاده
تمامی بخش‌های اینترانت بر پایه فریم‌ورک شیرپوینت (SPFx) طراحی شده‌اند؛ یعنی به‌راحتی می‌توان آن را با نیازهای اختصاصی هر سازمان و سلیقه هر کارمند هماهنگ کرد. هر ماژول یا ابزاری را می‌توان به‌تناسب تغییرات سازمان بازچینی یا شخصی‌سازی کرد.
در چنین اینترانتی، ارتباطات داخلی دیگر یک قالب عمومی و یکنواخت برای همه نیست؛ بلکه شبیه مکالمه‌ای منحصربه‌فرد با تک‌تک کارکنان است که دسترسی راحت و ترویج طبیعی دانش در سازمان را در پی دارد.
جمع‌بندی
برای ارتقای محیط مایکروسافت ۳۶۵، حتی پایه‌ای‌ترین اشتراک این پلتفرم نیز کافی است. سامان‌دهی و روان‌سازی ارتباطات داخلی از طریق اینترانت نیازی به تهیه ابزارهای جانبی ندارد. در سازمان‌های کوچک و متوسط (۵۰ تا ۸۰۰ کاربر)، بخش‌های مختلف این سیستم تقریباً بلافاصله راه‌اندازی و متصل می‌شوند و تنظیمات بیشتر معمولاً برای شرکت‌های بین‌المللی با قوانین چندگانه نیاز خواهد بود.
امروزه ارتباطات داخلی به شیوه‌ای یکپارچه، هوشمند و سازگار نیاز دارد تا کارکنان را در مسیر دستیابی به اهداف سازمان همگام سازد. مهم این است که فناوری، داده‌ها و ارتباطات به‌گونه‌ای به کار گرفته شوند که نتیجه آن برای تمام اعضای تیم ملموس و سودمند باشد.
دیدگاهتان را بنویسید